Начало

Описание основ функционирования систем электронного документооборота на предприятии: законодательство, технологии, основные функциональные возможности, автоматизация современных процессов обработки электронных документов.

Электронный документооборот телекоммуникационной компании обладает

эффективную работу с документами различных форматов и их метаданными (хранение документов, обработку, предоставление  Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – новая разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Обработка документов. Любые документы, электронные или бумажный, нуждается в ведении обработке.  ОАО "Мегафон" благодарит компанию " Столичный Архивист" за качественное и своевременное выполнение работ по обработке абонентской

3.1.9.3. К исполнению, подготовке ответов и обработке документов, отправляемых в адрес … 3.2.8.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Организации используются электронные цифровые подписи. 2 апреля 2012

9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении
9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении
Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом  Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью

периодичность (стадии документооборота);
направленность движения.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.
Входящий документопоток любой организации складывается из:
документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

Партнерам. О компании. Вы смотрите сайт для России.  Электронное делопроизводство. Программный продукт Naumen DMS предназначен для управления документами и процессами их обработки.

обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.
Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Документооборот как движение сле

По данным компании «Ernst & Young» при переходе к электронным документам рост производительности сотрудника увеличивается в 25-50 раз, время обработки одного документа уменьшается более чем на 75 процентов

Группа компаний Присоединяйтесь к нашей команде Языки. Наша работа. О компании.  Сбор и обработка электронных документов.
Официальный партнер «1С» в Тюмени компания «ДИО-Консалт» подсчитала, что с внедрением предприятием электронного документооборота на обработке каждого документа экономится в среднем 1 ч. 35 мин. рабочего времени и 21 рубль.

Электронный документ может содержать любые типы данных, находящихся в Базах Данных (БД), Электронных Таблицах (ЭТ) и других объектах  Они обеспечивают составление, обработку, хранение и передачу электронных документов.

Получение и обработка входящего электронного документа.  В меню «Сервис » будет доступна команда «Обмен электронными документами». В формах документов, которые участвуют в электронном обмене будет доступна кнопка «ЭД».
Тема 4. Автоматизация составления электронных документов. Пункт 1. Понятие электронного документа (ЭД).  Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их

? Организация документооборота: - порядок обработки и движения поступающих (входящих) документов  «Компания Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации

«ДЕЛО» — система электронного документооборота разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное  обработку входящей и исходящей информации; создание и редактирование электронных документов
услуги по архивной обработке электронных документов. Архивная обработка документов позволит Вам  Появились вопросы? Задайте их специалисту компании «Архив Гарант».

1.1. Электронный документооборот 5. 1.2 Виды обработки электронных документов 6.  С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий

По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к  Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных
Статьи об электронном документообороте, интервью представителей компании «ИнтерТраст».  Регламенты обработки документации в СЭД. С разработкой регламентов (нормативных документов, значительно более точных, чем положения

От чего зависит обработка конкретного входящего документа?  Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки.  Получение документов по электронной почте также начинается с проверки

Преимущества электронных документов. Электронная подпись. Термины электронного делопроизводства.  Глава 7 Организация документооборота. Представление о документообороте. Обработка входящих документов.
Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных  2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.

Организация обработки документов. Компания «Седьмая Печать» организует грамотную обработку входящих, исходящих и  Силами наших специалистов все бумаги предприятия будут тщательным образом переведены в электронную форму.

Существуют оценки западных консалтинговых компаний о том как живут и видоизменяются миры электронных и  на обработку бумаги С электронными документами вы не должны теперь делать фотокопии документов для того, чтобы
Чем больше компания и чем больше у неё подразделений, тем, соответственно, большее количество документов будет накапливаться.  обработка электронных документов; техническая поддержка электронного архива.

Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и  как на территории заказчика с выездом наших специалистов, так и в центре обработки документов компании АрхивариусЪ.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или  Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
О компании и её деятельности: разработка решений для перевода больших объемов информации в электронный вид. Описания решений: электронные архивы, хранилища данных, центры обработки документов и пр

Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.  Раздел - основной раздел системы электронного документооборота компании.

Архивная обработка электронных документов - это целый комплекс услуг, оказываемый нашей компанией. Сюда входят различные процессы, а именно
Создание и обработка формы электронного документа обычно включает в себя выполнение нескольких операций (см. рис  С появлением и развитием персональных компьютеров многие компании пытаются сократить трудоемкость и расходы

Централизованное хранение всех первичных документов компании в электронном виде Централизованное хранение всех  В результате поточного ввода пакет документов готов к дальнейшей обработке в электронном виде В карточке пакета

Этап проверки формата электронного документа. Документ принят к обработке.
2. Регламенты обработки электронных документов  При переводе межкорпоративного документооборота в электронный вид компаниям необходимо определить, какие виды документов использовать.

Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок  Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки.

Такая обработка документов отнимает у сотрудников компании много времени на проверку каждой электронной копии, на предмет того, чтобы она была хорошо читаема и занимала как можно меньше места в электронном архиве.
Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в  Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение.

Порядок обработки входящих электронных документов зависит от способа создания первичных документов в 1С  крупным компаниям, у которых ежедневный документооборот исчисляется тысячами отправок

- создание электронного архива документов компании  - организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
. анализ технологии обработки конфиденциальных Электронных документов на предприятии.  поставки системы, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее

Повысить качество обработки электронных документов. Ускорить процессы рассмотрения и согласования.  Система позволяет автоматизировать управление документами в банках, страховых компаниях, торговых и производственных

обработки документов в организации, включая: - ведение картотеки документов; - создание электронного архива документов компании; - ведение справочников контрагентов и сотрудников организации; - организацию циклов разработки
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств.

Навигация