ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 29.
Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа.  В дело № 02-18. Подпись 12.02.2007. Отметка о поступлении документа в организацию.

28.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".  Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления Этапы обработки документов и хода их исполнения рассматриваются в статье через призму специально предусмотренных для этого реквизитов: «Отметка о поступлении документа в организацию», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Вы узнаете о порядке и способах их оформления. Многочисленные цитаты нормативных документов и емкие примеры позволяют полностью разобраться в вопросе.
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003)
1 . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:
Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении ­определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?
Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-­распорядительных документах, кроме писем.
Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?
Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ­юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.

Отметка о поступлении документа в организацию. согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 29.

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:
«Резолюция»;
«Отметка о контроле»;
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
«Отметка о поступлении документа в организацию».
Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа ­документа или на его обороте.
Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).
Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.
При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.  Логинов. 2.04.95. Реквизит “отметка о поступлении “.

2. Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими ­документами, которая еще не успела отмереть.
Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:
индексом корреспондента,
индексом вида документа,
индексом подразделения — исполнителя и т.д.
Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа, которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.
Таблица 1.
Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.
Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.
Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.
При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30–2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.
Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и ­регистрационным штампом понимается одно и то же. Реквизит «Резолюция»
Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).
Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.
Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции:
1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
3 часть — личная подпись руководителя;
4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.
Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок испо

Значение. Тема статьи: Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию. Рубрика (тематическая категория). Образование.

26 - отметка о поступлении документа в организацию; 4. Требования к оформления реквизитов в документе. Реквизит № 1–Государственный герб Республики Казахстан.
Реквизит 28 (обязат.) — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.  Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию". проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный
Отметка о поступлении документа проставляется от руки или для этой цели используются штампы.  В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код организации (предприятия) по

Реквизиты, размещаемые на служебном Поле Документа. Отметка об исполнителе документа (28).  Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии. Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию.Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации

Данный реквизит включает в себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например: 27.  регистрация и учет поступающих в организацию документов.
Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело.  Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

29 – отметка о поступлении документа в организацию  Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора).

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).2.
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29). Реквизит проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28). При поступлении документа в организацию на нем проставляется отметка, фиксирующая факт и время приема.
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29). При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации.

Этапы обработки документов и хода их исполнения рассматриваются в статье через призму специально предусмотренных для этого реквизитов: «Отметка о поступлении документа в организацию», «Резолюция», «Отметка о контроле»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется от границы левого поля в нижнем углу лицевой стороны первого или последнего листа документа. 28. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется в
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28).

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28) При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет поступивших документов.

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации  При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению
печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать  Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области содержит входящий

В правом углу нижнего поля входящих документов проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Она включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа. Этот реквизит наносят от руки

При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Данный реквизит включает в себя
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа





Навигация