"Делопроизводство", 2008, N 1 ЗАЩИТА И ОБРАБОТКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе
kursksu.ru›documents…и обработка конфиденциальных…Показать ещё с сайтаПожаловаться

Технологии обработки конфиденциальных документов посвятили свой труды Р.Н. Мосеев (75), М.И. Петров (89), В.И. Андреева (34), В.В. Галахов (44), А.И. Алексенцева (32). В процессе подготовки работы были использованы научные, учебные

3.8.2. Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов
Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе. Однако технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает при этом дополнительную задачу защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.
В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов с целью защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности предъявляются дополнительные требования:
1) централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
2) операционный учет всех технологических действий, производимых с носителем информации (в том числе и чистым) и документом и учет каждого этапа движения документа;
3) учет всех без исключения конфиденциальных документов;
4) обязательный двойной контроль правильности выполнения операций по учету документа;
5) учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;
6) обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников организации за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
7) ознакомление или работа с документом только на основании письменного разрешения полномочного руководителя и письменное фиксирование всех обращений персонала к документу;
8) строгий контроль выполнения персоналом введенных в организации правил работы с конфиденциальными документами, обязательных для всех категорий персонала;
9) систематические проверки наличия документов у исполнителей;
10) ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;
12 коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
13) письменное разрешение полномочными руководителями процедур копирования и размножения конфиденциальных документов и контроль технологии выполнения этих процедур.
Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от обычных является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документами.
Учет (регистрация) конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксации их местонахождения. Поэтому, основная цель учета конфиденциальных документов – обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.

Защита и обработка конфиденциальных документов.docx. 31.54 Кб | Файл microsoft Word открыть.  С появлением новых технологий (компьютеры и оргтехника) защитить информацию становится все труднее.

В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением черновика документа, т. е. до рассмотрения, распределения или согласования и подписания.
Учет конфиденциальных документов всегда централизуется по категориям документов и делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций на каждом участке обработки документов. Это позволяет дробить знание тайны организации между несколькими независимыми работниками и осуществлять коллегиальность при контроле за сохранностью документов на каждом участке.
В организациях, как правило, ведутся следующие виды учета конфиденциальных документов:
1) учет конвертов (пакетов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет документов, поступающих без конвертов, по телеграфной, факсимильной связи и электронной почте с грифом конфиденциальности;
2) учет поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к конфиденциальным документам в перечне конфиденциальных документов организации;
3) учет входящих документов;
4) учет исходящих и внутренних документов;
5) инвентарный учет документов;
6) номенклатурный учет дел.
При любом виде учета, как и при учете обычных документов, выполняются следующие процедуры:
1) индексирование документов;
2) первичная регистрация исходных сведений о документе;
3) последующая запись рабочих сведений о документе;
4) формирование справочно-информационной картотеки по документам;
5) контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.
Основой индексирования конфиденциальных документов является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Это гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе и сохранность документов. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.
Сведения, включаемые в учетную форму, при регистрации конфиденциальных документов делятся на два блока. Первый блок фиксирует постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа; наименование автора; дату; индекс; краткое содержание документа; количество листов; наличие и количество листов приложений.). Второй блок фиксирует переменные, текущие, рабочие сведения о движении документов и местонахождении документов (резолюцию руководителя; фамилию исполнителя; дату передачи документа; роспись за документ; различные отметки.).

Специфические технологии обработки конфиденциальных документов. контрольная работа [45,5 K], добавлен 03.03.2011. 2. Составление и оформление деловых документов Основные особенности делового общения.

Служба делопроизводства для регистрации исходных и рабочих сведений о конфиденциальном документе чаще всего применяет традиционную карточную форму учета документов. Однако, одним из ее серьезных недостатков является отсутствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены. В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы.
При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один – два экземпляра регистрационной карточки.
При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном (контрольно – учетном) журнале, обеспечивающем последовательность присвоения документам учетных номеров, контроль за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за получение документа.
При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного (контрольно – учетного) журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека.
В организациях, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. В этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за сохранностью конфиденциальных документов, их движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся конфиденциальные документы в этом случае отдельно от документов обычного потока документов.
Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет следующих конфиденциальных документов:
1) не включенных в номенклатуру дел и не подлежащих подшивке в дела;
2) изъятые по какой либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом;
3) технические носители информации (чистые и с записанной информацией);
4) бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов;
5) при необходимости – журналы учета документов и учетные картотеки, книги выдачи дел и документов, законченные производством дела.
Инвентарный учет конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах.
На основе применяемых регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных, предназначенный для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения документов, обеспечения контроля исполнения и проверки наличия документов.
Банк данных по документам должен:
1) содержать полные и достоверные данные о всех конфиденциальных документах;
2) иметь единообразную форму построения, учетные формы, наименование граф однозначно понимаемых сотрудниками;
3) обладать минимальной трудоемкостью при его формировании и ведении;
4) обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой;
5) вестись по месту хранения конфиденциальных документов.
Справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам может быть традиционным или автоматизированным.
Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета включает в себя:
1) журналы учета документов по видам учета или учетную валовую картотеку с разделами неисполненных и исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;
2) учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;
3) справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку;
4) кодификационную картотеку по распорядительным документам;
5) контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;
6) передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки с одного структурного подразделения в другое, от одного работника этого подразделения другому.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам

Шрамкова И.Г., Крат Ю.Г. Защита и обработка конфиденциальных документов. Файл формата pdf.  Температурный режим сохранности документов. Автоматизированные системы безбумажной. технологии управления документооборота.

3.8.2. Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов. 3.8.3. Формирование и хранение дел конфиденциальных документов.  Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы
Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты  5.2. Технологии обработки поступающих документов.  без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она

Обработка персональных данных – получение, хранение, комбинирование  3.1.12. Сотрудниками, ответственными за учет и хранение конфиденциальных документов, заводятся Журналы учета конфиденциальных документов.

Защита и обработка конфиденциальных документов. Ю. М. Данилов, кандидат экономических наук, доцент. Конфиденциальность документа.
7. Организационно-технологические особенности обработки конфиденциальных документов.  10. Технология издания конфиденциального документа. 11. Учет носителей конфиденциальной информации.

3.8.2. Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов.  Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор операций.

Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и  Несмотря на специфический характер этой документации, она также обрабатывается и хранится в службе КД - группе
Технологии обработки конфиденциальных документов. 4. Глава 4. Архивное хранение документов.  Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации

6.2. исполнение и обработка подготовленных конфиденциальных документов.  Третья специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен на основе черновика и

рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму  Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами  порядок движения и обработки исходящих документов
Специфические технологии обработки конфиденциальных документов. не была оплачена или данные об оплате к нам еще не поступили. Попробуйте обновить эту страницу через 1 минуту.

Наиболее существенным, что отличает технологию обработки и хранения конфиденциальных документов от документов  Следующая, специфическая особенность, состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не

Сущность, особенности и основные определения конфиденциального документооборота.  технологией обработки информации  Специфические требования к защите для различных уровней автоматизации обработки информации
8. Основные нормативные правовые акты и методические документы по защите конфиденциальной информации.  описания технического, программного, информационного обеспечения и технологии обработки (передачи) информации

В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо  Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки

Рекомендации по обработке конфиденциальных документов.  Технологии обработки конфиденциальной информации основаны на единой методической и научной основе.
Третья специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть  Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии

- изучение научных, прикладных и методических аспектов организации технологии защиты и обработки конфиденциальных документов. ^ 2.Требования к уровню освоения содержания дисциплины.

Предметом этой лекции являются конфиденциальные документы и конфиденциальное делопроизводство.  Такими источниками могут быть люди, электронно-вычислительные машины, программы обработки информации, стихийные
Защита и обработка конфиденциальных документов. Приказы и думские столы - прообраз современных министерств, приказы касались торговли, внутреннего военного положения.

Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы в хранилище с конфиденциальными документами попали посторонние люди, которые не уполномочены заниматься их обработкой или хранением.

регламентацию технологии защиты и обработки конфиденциальных документов фирмы  совокупностью необходимых элементов защиты, каждый из которых в отдельности решает свои специфические для данной фирмы задачи и обладает
Формы представления текста; оформление реквизитов грифов, приказа, деловых писем, договора, протокола. Специфические технологии обработки конфиденциальных документов.

Наиболее существенным, что отличает технологию обработки и хранения конфиденциальных документов от документов открытых и что лежит в основе процесса защиты этих документов от любого вида угроз по организационным и

В зависимости от технологии защиты конфиденциальной информации АС, технической реализации средств обработки данных, настоящим Положением определяются следующие виды автоматизированных систем
Так, входной документопоток включает следующие стадии обработки конфиденциальных документов: прием, учет и первичную обработку поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов

Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от обычных является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документами.

Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе
Специфические технологии обработки конфиденциальных документов. В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам

Специфические технологии обработки конфиденциальных документов. Документы о сохранении коммерческой тайны.

Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решить не только чисто экспедиционные задачи
В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии.

Наличие ограничений на процессы обработки конфиденциальных документов существенно сужает сферу применения современных офисных устройств.

Направления совершенствования технологии защиты и обработки конфиденциальных документов в условиях развития научно-технического прогресса и рыночных экономических отношений.

Навигация